Belediyeler için proje değerlendirme sistemi

Belediyeler için proje değerlendirme sistemi

Bir çok belediye kendisine gelen yüzlerce proje başvurusunu değerlendirme konusunda ciddi anlamda yorulmakta veya meşgul olmaktadır



Günümüzde bir çok belediyeye önemli ölçüde bireysel ve kurumsal proje başvurusu gelmektedir. Bu başvuruların büyük bir çoğunluğu raflarda, çekmecelerde, masalarda değerlendirileceği günü beklemektedir. Bir çok belediyede bu tür başvurular yöneticileri ciddi anlamda yormakta veya meşgul etmektedir.

 

Bu durumun farkında olan ve sonuçtan rahatsız olan belediyeler için proje başvurularını ve sonrasındaki süreci yönetmenin gerekliliğini yaptığımız görüşmelerde fazlası hissettik. Özellikle belediyelere gelen bireysel proje / öneri başvurularda karşılaşılaşılan temel eksikliklerden ötürü birçok başvuru değerlendirilememektedir. Bir projede olması gereken bütçe, takvim, amaç, hedef, ilgili kitle vb. gibi alanların proje başvurularında yer almayışı, başvuruları değerlendirmek isteyen yetkililer için ciddi sorun teşkil etmektedir. 

 

Belediyelerin bu sorunu ve durumundan yola çıkarak başvuru öncesi süreçten, başvurunun yapılmasına ve sonrasında cevaplandırma sürecine kadar tüm süreci yöneten online tabanlı PROJE YÖNETİM SİSTEMİ'ni geliştirdik. Bu sistemde bir projeyi değerlendirirken gerekli olan tüm sorular ve bu cevaplara uygun değerlendirme kriterleri belirledik. Gelen her bir projenin belirlenen bir vakitte ( örnek : 15 gün ) değerlendirme kurulunca değerlendirilmesini sağlayan sistemde, objektif değerlendirmeye en müsait zemini tesis ettik. Özeliikle kurul üyelerinin birbirini etkilemelerini önleyen ve süreci hızlandıran bazı fonksiyonlar ekledik. 

 

Sürecin sonunda birçok belediye için ciddi bir soruna dönüşen proje / öneri başvurularının hızlı, efektif ve başvuru sahiplerini memnun eden bir sistem üzerinde çözülmesini sağladık. Bu çözümü şu an için Eyüp Belediyesi kullanmakta. Eyüp Belediyesi Arge ve Proje Değerlendirme birimi olan ESAR, bu sistem ile şu ana kadar 60'a yakın projeyi değerlendirdi. 

 

Proje yönetim sisteminin prosesleri:

 

→ Proje başvurusu / fikir başvurusu

→ Başvuru numarasının oluşturulması

→ Başvuru kaydının değerlendirme kuruluna iletilmesi ( mail yoluyla )

→ Değerlendirme kurulunun 7 gün içinde başvuruyu farklı parametlere göre değerlendirmesi

→ Tüm değerlendirme kurulu üyelerinin başvuruyu değerlendirmesi sonucu değerlendirme sürecinin tamamlanması

→ Değerlendirme tamamlandıktan sonra raportör üyeye başvuruların iletilmesi

→ Raportörün diğer değerlendirme kurulu üyelerinin puan ve yorumlarına uygun olarak proje değerlendirme raporunu üretmesi

→ Raporun ilgili müdürlük veya başkanlığa iletilerek cevabın onaylatılması

→ Üst yönetimden alınan cevaba uygun olarak başvuru sahibinin bilgilendirilmesi

 

şeklindedir. Ayrıca sistem her bir değerlendirme kurulu üyesinin projelere olan katkısını ölçümleyebilmekte, başvuru yapılan projeleri kategorik olarak sınıflandırarak istatistik haline dönüştürmektedir. Sonuca uygun olarak 0-100 arası puan alan başvurulara otomatik renkler tanımlamakta ve yetersiz puan alan projeler için gerekçeli cevaplar üretebilmektedir. 

 

Her bir proje değerlendirme ve sonuç raporundan sonra sistem PDF olarak tüm bu süreci çıktı olarak üretmekte ve arşivlenmesini sağlamaktadır. 

 

Beework olarak, belediyelerin ihtiyaçlarına uygun geliştirdiğimiz butik yazılım çözümleri üretmeye devam ediyoruz.